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但凡是參展的展商都會經(jīng)歷這樣的情景，展會最后一天的下午，看著場館里原本熙熙攘攘的人群逐漸散去，心想幾天下來，該收的名片收滿了，該發(fā)的資料也發(fā)完了，大家每天都是站著招呼觀眾、接洽客戶，總算是不辱使命，心里不禁松了一口氣。但諸位可別忘了，我們身后的展位還沒撤呢，可別小看這貌似簡單的一個環(huán)節(jié)，如果不憋足這最后一口氣，做不好也會讓企業(yè)的參展前功盡棄。
在很多展商眼里，怎么安排撤展是物流服務(wù)公司、組展商以及場館的事情，并不需要參展人員介入。話雖這么說，但撤展時人多手雜，局面混亂，如果展商不做好與物流服務(wù)方的協(xié)調(diào)，往往容易出“岔子”。比如記者就了解到這樣一個例子：在2006年上海的東博國際機(jī)床模具展的撤展過程中，一家企業(yè)的參展人員為了第二天能直接把撤展的事甩給物流公司，就自行將展位上的展臺先拆除掉了，留下展品赤裸裸的放在場館里過夜。在他們看來，十幾噸的設(shè)備擺在地上，應(yīng)該沒有小偷能搬的動。可結(jié)果第二天到展位上一瞧，設(shè)備居然真的沒了。“那可值100多萬啊！”當(dāng)天晚上該公司華東地區(qū)的負(fù)責(zé)人趕到現(xiàn)場，會同警方調(diào)出場館的監(jiān)視錄像來尋找線索，這才發(fā)現(xiàn)是當(dāng)夜那些新進(jìn)駐的物流公司利用他們的展臺已經(jīng)拆除，場地上沒有識別標(biāo)志的漏洞，派了幾臺叉車把他們的設(shè)備運(yùn)上卡車，“順手牽羊”帶走了。不過由于現(xiàn)場監(jiān)控錄像的解析度有限，并不能分辨出盜竊者車牌的號碼，外加展會組織方事前已經(jīng)逐一提醒過每個展商將展臺保留到自己的物流公司進(jìn)場時再行拆除，做到了告知義務(wù)，所以最終這家企業(yè)只能“打碎牙往肚里吞”。所以說，撤展不是企業(yè)向服務(wù)公司甩手撂挑子，而是一件需要有組織有計劃有步驟地來實施的參展要務(wù)。這其中大致包含有三個需要注意的方面。
擬定完備計劃，提升撤展效率
通常情況下：撤展所需的時間大概相當(dāng)于布展的一半。而這里所說的撤展也就不僅僅指拆除展臺，它還包括將展商帶來的所有展品重新打包和運(yùn)離展館的全過程。因此要有效提高撤展的速度，就必須預(yù)先對整個拆除、裝箱、運(yùn)離的行動做全面規(guī)劃。以德國格屋公司為例，他們不論參加何種類型建材展，其展臺樣式總是一成不變。這是因為他們采用的是由總部統(tǒng)一設(shè)計，由346個組件構(gòu)成的制式化展臺，因此就方便了服務(wù)商對于格屋公司展臺展具性能的熟悉和了解，拆除起來自然是輕車熟路，而且這種運(yùn)作模式還能使得展具被最大化的重復(fù)利用，從而有效降低了參展成本。此外對于大公司來說，應(yīng)該與服務(wù)好的搭建服務(wù)公司建立長期合作關(guān)系，將參加各類展會的全部搭建、物流事宜都交由其打理，這樣就可以有效地提高參展效率。
而對于大件展品，在運(yùn)離時更是要早做籌劃，否則會非常麻煩。因為屆時館內(nèi)幾十家參展商的幾百件展品都要一起“奪門而出”，不可避免的要造成場館大門處交通擁堵，人為延長撤展耗時。另外，進(jìn)場的貨車如果不熟悉場館內(nèi)路線，也會造成不必要的延誤。因此在進(jìn)館布展時，參展商最好帶著物流服務(wù)公司的人熟悉一下場館環(huán)境，制訂出最佳撤展路線，并與之商定交接的準(zhǔn)確時間和地點。如果需要借用場館方面的車輛設(shè)備來幫助裝卸，則不妨提前和場館相關(guān)人員打些招呼，以免到時候僧多粥少，一時半會兒調(diào)劑不過來。
嚴(yán)絲合縫閉展臺，防賊防盜防意外
正如開頭所說，撤展總是整個場館最混亂的時刻，不但一些“梁上君子”在暗中蠢蠢欲動，甚至一些搭建公司之間還會因為爭奪有回收價值的“余料”而大打出手，發(fā)生毆斗。所以，首先應(yīng)及早的將最貴重的展品由參展人員先行帶走，并在開展前，根據(jù)展品的價值列出一張裝箱順序表，把不方便攜帶的貴重展品提前裝箱，在搬運(yùn)公司進(jìn)場前確保“此地?zé)o銀三百兩”。
其次，要在展覽結(jié)束前就開始對展臺進(jìn)行封閉，用膠帶橫豎斜的把展位入口封起來，對外貼張告示，防止閑雜人等入內(nèi)。而展臺的封閉也有全封與半封的區(qū)別，如果公司規(guī)模較小，參展人員有限，最好實施全封閉，以便全力做好撤展準(zhǔn)備；但如果公司規(guī)模較大，就可以采取半封閉，即只封閉產(chǎn)品展示區(qū)的方法，可以利用最后的展覽時間繼續(xù)接洽客戶。
此外，在向物流公司交付展位時，最好能提供一份裝箱操作圖，如此使服務(wù)商能依樣畫葫蘆，大大提高裝箱的速度和展品的完整性。這里要說明的是，對于易碎展品的裝箱工作還是由本單位員工負(fù)責(zé)較好。如果實在需要物流公司幫忙，也應(yīng)該準(zhǔn)備一份詳細(xì)的產(chǎn)品安全包裝說明書提供給對方，并事先要與服務(wù)商簽訂一份協(xié)議，指明哪些展品容易損壞，注明萬一出現(xiàn)搬運(yùn)過程中的事故時的違約責(zé)任和賠償金額。
明確崗位責(zé)任，合理分配人手
要確保撤展萬無一失，另一個重要方面就是根據(jù)實際需要來分配人手，明確每個人的職責(zé)范圍。通常得安排一名參展人員負(fù)責(zé)裝箱，他的主要任務(wù)是保證展品裝箱迅速、準(zhǔn)確并兼顧展品安全。而另要有一人負(fù)責(zé)辦理退展手續(xù)，并將所有的租用展具歸還、相關(guān)費用結(jié)清等問題，最關(guān)鍵的是要從組展商處拿到出門條，才能確保所有展品順利離場，所以應(yīng)盡量安排經(jīng)常參展的老手負(fù)責(zé)這項工作。當(dāng)展品離場后，就要注意與承運(yùn)商保持溝通，了解運(yùn)輸情況。如果中途需要轉(zhuǎn)運(yùn)，最好能安排一位年富力強(qiáng)的員工全程押運(yùn)。總之，只要將人員組織好，工作安排妥當(dāng)，各種環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，撤展自然順順利利，參展也才能善始善終。
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